Ein Interview mit dem langjährigen Kassenwart Armin Müller, dem 2. Vorsitzenden Volker Theisinger und dem 1. Vorsitzenden Oliver Baum. Die drei Mitglieder des Geschäftsführenden Vorstands erläutern wie intern agiert wird, um den Verein profesionell und transparent zu steuern.
SGO-Presse: Hallo Armin, hallo Volker, hallo Oliver – ihr werdet Euch nicht wundern, im heutigen Interview soll es mal um die Finanzsteuerung bei der SGO gehen. Also nicht um konkrete Zahlen, sondern einfach darum, wie ihr das Thema im Vorstand organisiert habt.
OB: Kein schlechtes Thema in der heutigen Zeit - die Nummer wird ja von Jahr zu Jahr herausfordernder.
Oliver Baum (1. Vorsitzender)
VT: (ergänzt schmunzelnd) Und vergnügungssteuerpflichtig ist es ja nun wirklich auch nicht. Denn irgendwie hat man am Ende immer den „Schwarzen Peter“.
Zwei Blickwinkel auf dasselbe Zahlenmaterial
SGO-Presse: Könnt ihr eure Herangehensweise mal darlegen, damit unsere Leser ein Verständnis davon bekommen, wie das Thema Finanzsteuerung bei der SGO so funktioniert.
AM: Gut, ich fange mal ganz vorne an: Zuerst einmal müssen wir unterscheiden zwischen der ‚normalen‘ steuerlichen Buchhaltung und der internen Jahresplanung/Etatsteuerung des Vereins.
Armin Müller (Kassenwart)
SGO-Presse: Unter steuerlicher Buchhaltung kann ich mir was vorstellen. Jeder von uns sitzt ja einmal im Jahr dran und macht seine Steuererklärung.
AM: Genau, das geht in diese Richtung. Ich buche alle Ausgaben und Einnahmen über unsere Konten. Unser Steuerberater bereitet die Buchungen auf, bevor sie schließlich beim Finanzamt landen. Dieser Teil ist mein Part bei der SGO.
SGO-Presse: Alles klar, der andere Part wäre dann die Jahresplanung/Etatsteuerung?
AM: Ja genau, die Jahresplanung des Vereins ist die Prognose für das kommende Geschäftsjahr. Auf sie aufbauend erfolgt dann später, während des Geschäftsjahres, der Abgleich mit den tatsächlichen Ausgaben/Einnahmen. Das ist dann die Etatsteuerung, die federführend beim 2. Vorsitzenden angesiedelt ist. Hier werden natürlich dieselben Zahlen und Buchungen wie bei der steuerlichen Buchhaltung des Vereins verwendet, aber wir schauen aus dem Blickwinkel der Verursachung auf die Zahlen.
VT: Das hat Armin gut beschrieben. Durch die Jahresplanung/Etatsteuerung zeigen wir klar auf, wo wir Geld einnehmen – und wo wir es ausgeben. Durch diesen Überblick sind wir in der Lage den Verein aktiv durch das Geschäftsjahr zu steuern und das angestrebte ausgeglichene Jahresergebnis zu erreichen.
Volker Theisinger (2. Vorsitzender)
Wir können nur das ausgeben, was wir auch einnehmen!
SGO-Presse: Ok, das klingt spannend. Oli, können wir da ein bisschen näher einsteigen? Fangen wir mal bei der Jahresplanung an. Was stelle ich mir genau darunter vor?
OB: Laut unserer Vereinssatzung hat der Vorstand die Aufgabe, für jedes Geschäftsjahr einen ‚Voranschlag‘ zu erstellen. Wir nennen das die Jahresplanung. Logischerweise findet diese Tätigkeit statt, bevor das Geschäftsjahr beginnt. Im Prinzip prognostizieren wir alle Einnahmen und Ausgaben, die wir im kommenden Jahr erwarten. Am Ende ergibt die Summe idealerweise ein ausgeglichenes Ergebnis – also ungefähr Null. Auf gut Deutsch: Unser Verein gibt genauso viel Geld aus, wie er auch einnimmt.
SGO-Presse: Das klingt ziemlich logisch. Wir machen als Gesamtverein also weder Gewinn noch Verlust.
OB: Genau das ist unser Ziel zu Jahresbeginn – und wir setzen es im Laufe des Jahres durch die Etatsteuerung um. Als Verein machen wir keine Gewinne. Stattdessen geben wir unser Geld für die in der Satzung festgelegten Vereinsziele aus. Und natürlich achten wir darauf, keine Verluste zu machen.
SGO-Presse: Ja, ich verstehe. Wir müssen also mit dem Geld auskommen, das wir auch einnehmen. Volker, kannst du mal erklären, wie so eine Jahresplanung ganz konkret aufgestellt wird?
Jahresplanung ist die Kombination aus bekannten Zahlen und eingebrachtem Input aus den Abteilungen
VT: Das ist eigentlich kein Hexenwerk. Im Prinzip schauen wir uns alle Einnahmen/Ausgaben aus den vergangenen Geschäftsjahren an. Oft kann man die Positionen und Werte eins zu eins übertragen, zum Beispiel bei Versicherungs- oder Dienstleistungsverträgen. Manchmal muss man sie aufgrund aktueller Entwicklungen anpassen, zum Beispiel bei den Energiekosten, die derzeit stark steigen.
Und anschließend schauen z.B. unsere Abteilungsleiter, ob wir im kommenden Jahr einmalige, besondere Ausgaben/Einnahmen erwarten. Das könnte zum Beispiel die Ausstattung einer Abteilung mit neuem Equipment oder eine besondere Feier sein. Und dann ziehen wir unter alles einen Strich...
AM: (lacht) ...und es kommt ein dickes Minus raus.
VT: (lacht auch) Stimmt. An dieser Stelle beginnt die, wie schon erwähnt, nicht immer „vergnügungssteuerpflichtige“ Abstimmung im Gesamtvorstand.
SGO-Presse: An dieser Stelle prallen also schlimmstenfalls die Interessen der Abteilungen bzw. weiterer Finanzfelder aufeinander?
OB: Genauso ist es. In diesem Moment zeigt sich, ob wir es schaffen im Sinne des Gesamtvereins SG Orlen zu denken oder jeder nur seinen eigenen Blickwinkel im Sinn hat. Hier gilt es für jedes Vorstandsmitglied Verantwortung zu übernehmen und Mehrheitsentscheidungen – auch wenn sie persönlich mal nicht gefallen – positiv in den Verein zu tragen, im eigenen Bereich zu vertreten und zu erklären.
SGO-Presse: Eine verantwortungsvolle Aufgabe also?
OB: Absolut, hier kann man mit egoistischer Denke den Verein spalten oder mit guter Kommunikation zusammenhalten. Wer mit den Zwängen des Etats „Politik“ macht, handelt nicht verantwortungsvoll.
SGO-Presse: Nachvollziehbar. Wie geht ihr in dieser Situation dann praktisch mit dem „dicken Minus“ um?
VT: Es gibt immer nur zwei Wege, um dieses obligatorische Minus aufzulösen: Entweder wir senken unsere geplanten Ausgaben oder wir erhöhen unsere geplanten Einnahmen. Das eine bedeutet Verzicht, das andere bedeutet persönliches Engagement der Vereinsmitglieder und Abteilungen.
Die Einnahmequellen eines Vereins sind klar benennbar
SGO-Presse: Eine Zwischenfrage, weil du gerade von Erhöhung der Einnahmen gesprochen hast. Womit nimmt ein Verein eigentlich heute sein Geld ein?
AM: Feste Einnahmequelle sind die Mitgliedsbeiträge, die alleine aber schon lange nicht mehr ausreichen, um einen Verein, wie die SGO zu finanzieren.
SGO-Presse: Was ist mit öffentlicher Förderung?
AM: Gibt es zum Glück. Und wir benötigen diese Gelder dringend! Förderungen gibt es vom Landessportbund, der Stadt oder dem Kreis – also, falls nicht gerade ein Nothaushalt ausgerufen wurde.
OB: Ja, das sind Meldungen im lokalen Politikteil der Zeitung, über die geht man im Alltag einfach so hinweg, ohne zu realisieren, dass das dem eigenen Verein, in dem man Sport treibt oder dem man verbunden ist, richtig weh tut.
SGO-Presse: Verstehe, das reduziert Spielräume. Was ist mit Spenden oder Sponsoring?
VT: Sehr wichtiger Faktor! Ohne unsere Spender/Sponsoren könnten wir schon jetzt keinen Sportbetrieb auf diesem Niveau anbieten. Und um die Zukunft des Vereins zu sichern, müssen wir hier noch deutlich zulegen. Das Ungünstige dabei: Für die Erschließung dieser Einnahmequelle muss man als Verein sehr engagiert arbeiten - vom Himmel fällt da nichts. Und im Moment sind zwar die Ideen und Konzepte da, aber es fehlt uns ein bisschen die Manpower in der Umsetzung. Falls jemand Interesse daran hat, hier mitzuhelfen und gemeinsam etwas aufzubauen, bitte melden!
SGO-Presse: Na logo, ich hoffe diesen Aufruf sich im SGO-Team zu engagieren hört der ein oder andere kreative Kopf! Gibt es weitere Möglichkeiten die Einnahmeseite zu stärken?
Veranstaltungen fördern die Gemeinschaft und sind lebensnotwendig
VT: Ja, du hast noch zwei weitere beeinflussbare Einnahmequellen: Zum einen unser Vereinsheimbetrieb mit dem Verkauf rund um Fußballspiele oder andere Vereinsveranstaltungen, wie beispielsweise der Thirsty Friday. Und zum anderen natürlich auch die Events außerhalb des Vereinsheims wie beispielsweise die Kappensitzung, den Mitmach-Sporttag, den Orler Markt. Durch die Unterstützung solcher Veranstaltungen, entweder im Veranstaltungsteam oder als konsumierender Besucher, kann jedes einzelne Mitglied die SG Orlen direkt unterstützen.
OB: Und ich gebe offen zu, dass wir uns ab und an über Kollegen ärgern, die nicht begreifen, wie wichtig die Unterstützung solcher Gesamtvereinsevents für die SGO ist – für die Finanzen und für die Gemeinschaft!
AM: Da steht auch der restliche geschäftsführende Vorstand dahinter. Wir sind eine Sportgemeinschaft. Wir treiben hier Sport im Rahmen einer zusammenhaltenden Gemeinschaft von Menschen. Völlig egal, ob Vorstand, Abteilungsvertreter, Übungsleiter, Sportler oder passive Mitglieder. Wir alle zusammen sind die SGO!
SGO-Presse: Ein eindrucksvolles Statement, welches wahrscheinlich die Zustimmung vieler Mitglieder der SGO findet. Und man merkt Euch Dreien an, wie wichtig dieses Thema für Euch ist!
OB: Das ist es tatsächlich. Für Volker und mich ist eine ausgeglichene Wertigkeit von ‚Sport‘ und ‚Gemeinschaft‘ elementar für unsere Engagement in einem gemeinnützigen Verein wie der SGO.
VT: Im kommenden Frühjahr steht wieder eine Mitgliederversammlung an, die uns als Vorstand die Richtung vorgibt, in die die Mehrheit unserer Mitglieder den Verein entwickeln möchte. Ich kann nur jeden aufrufen diese Chance wahrzunehmen und mitzubestimmen.
Die Jahresplanung leitet durch das Geschäftsjahr
SGO-Presse: Ist notiert, lass uns jetzt aber zurück zum Thema Jahresplanung/Etatsteuerung kommen. Wir waren beim Jahresplan stehen geblieben. Also, der Plan mit allen prognostizierten Einnahmen und Ausgaben steht. Er wurde im Gesamtvorstand beschlossen und läuft in Summe auf Null hinaus. Wie geht es dann weiter?
AM: Die Jahresplanung ist dann der für alle verbindliche vorgezeichnete Weg durch das anstehende Geschäftsjahr.
SGO-Presse: Das klingt im ersten Moment ziemlich unflexibel. Es ‚passiert‘ ja nicht alles so, wie man es vorab auf dem Reißbrett vorgezeichnet hat, oder?
VT: Nein, natürlich nicht! (lacht) Der alte Spruch ‚Planung heißt Zufall durch Irrtum ersetzen.‘ hat schon ab und an seine Berechtigung. Aber genau das ist mit dem vorhin schon mal angesprochenen ‚durch das Geschäftsjahr steuern‘ gemeint. Aus geplanten Positionen werden im Laufe des Jahres immer mehr reale Positionen. Und ein Vergleich zwischen Planung und Realität ermöglicht es uns zu jedem Zeitpunkt eine valide Prognose auf das Jahresendergebnis abzugeben. So können wir frühzeitig gegensteuern, wenn das prognostizierte Jahresendergebnis aus dem Zielkorridor fällt. In einem Satz: Wir haben immer klaren Blick in die Zukunft!
SGO-Presse: Kannst du das mal in einem Beispiel erläutern?
VT: Klar. Also, wenn in unserer Jahresplanung 15.000 Euro Kosten für Energie eingeplant sind und bei der realen Energiekostenabrechnung dann nur 13.000 Euro auf der Rechnung stehen, dann ergibt sich ein Spielraum von 2.000 Euro, den wir dann an anderer Stelle nutzen können. Wenn allerdings 16.000 Euro auf der Rechnung steht, dann müssen wir an anderer Stelle 1.000 Euro ‚finden‘, damit wir am Jahresende die Null erreichen.
OB: Dieses Beispiel reduziert die Komplexität des Themas natürlich bewusst. Denn wir haben mehrere hundert Positionen, die sich im Laufe des Jahres ändern. Und in Summe dann das prognostizierte Jahresendergebnis bilden. Unsere in den letzten 1 ½ Jahren aufgebauten Tools helfen uns da enorm.
SGO-Presse: Alles klar, kapiert. Ihr ersetzt im Laufe eines Jahres sukzessive die Planpositionen durch echte Zahlen und könnt somit immer auf das sich wahrscheinlich ergebende Jahresendergebnis hochrechnen?
VT: Exakt. Und je weiter das Jahr fortschreitet, umso genauer werden unsere Berechnungen, weil die Anzahl der prognostizierten Werte weniger und die Anzahl der echten Werte mehr wird. Wir arbeiten im Geschäftsführenden Vorstand jeden Monat gemeinsam die Kontobuchungen und uns von den Etateignern, also zum Beispiel den Abteilungsleitern, gemeldete Prognoseanpassungen ein.
OB: Das grundsätzliche Verfahren ist eigentlich Standard – einige kennen das sicher von ähnlichen Ansätzen bei ihren Arbeitgebern. Natürlich gibt es aber auch Detailpunkte, die etwas komplizierter sind, aber das Grundprinzip sollte jeder verstehen können.
Die Aufgabe von Etats ist es Transparenz zu schaffen
SGO-Presse: Ja, zumindest ich habe jetzt ein Bild davon, wie ihr das so angeht, damit es für den Gesamtverein am Ende eines Jahres passt. Aber eine Frage habe ich noch. Vorhin spracht ihr von Etatsteuerung, eben von Etateignern. Der Begriff ‚Etat‘ ist jetzt noch gar nicht gefallen. Was hat es damit auf sich?
VT: Stimmt, da hast du Recht. Bisher haben wir bei den Erklärungen die Gesamtvereinssicht geschildert. Wenn wir eine Ebene tiefer gehen, dann sind wir bei den Etats. Armin, wie erkläre ich jetzt einen Etat?
AM: Im bisherigen Gespräch haben wir gedanklich alle Einnahme- und Ausgabenpositionen des Vereins einfach in einen großen Topf geworfen. Und am Ende kam Null raus. Etats sind nichts anderes als die thematische Aufteilung der Einnahme- und Ausgabenpositionen in Untergruppen. In Summe kommt natürlich auch dann Null raus.
VT: Danke Armin, besser hätte ich es nicht definieren können! Stellt euch einfach vor, dass wir alle Positionen einfach nach ihrem Thema kategorisieren. Kategorien sind Mitgliedsbeiträge, Spenden, Sponsoring, Fördergelder, das Vereinsheim, die Sportanlage Sportplatz am Zugmantel, die Sportanlage Zugmantelhalle und unsere Abteilungen Fußball (Jugend/Senioren), Turnen, Hapkido, Radsport und ab 2026 auch Tanzsport. Als Ergebnis gibt es dann für jede Kategorie, wir nennen sie Etat, eine Liste an Positionen und ein vom Eigner zu erreichendes Etatjahresergebnis.
OB: Das einzelne, beschlossene Etatjahresergebnis kann übrigens im Plus, im Minus oder bei Null sein. Das ist erstmal völlig unerheblich. Wichtig ist nur, dass für jeden Etateigner, bei den Sportabteilungen sind das beispielsweise die Abteilungsleiter, klar ist, was er zum Gesamtergebnis des Vereins beitragen muss. Denn wenn jeder Etateigner sein Etatziel nicht unterschreitet, landet der Verein insgesamt mindestens bei der angestrebten Null.
VT: Korrekt! Es ist wichtig sich klar zu machen, dass es eigentlich für das Jahresergebnis des Vereins völlig egal ist, ob eine Einnahme oder Ausgabe im Etat A oder B verortet wird. Das ist ‚linke Tasche, rechte Tasche‘. Aber für die Etatbuchhaltung ist entscheidend: Jede Position muss dort erscheinen, wo sie thematisch hingehört. Denn das Ziel der Etatbuchhaltung ist: Wir wollen Transparenz über unsere Finanzen haben und jederzeit wissen, wo wir Geld einnehmen oder ausgeben. Nur dann können wir verantwortungsvoll steuern.
Beispielhafte Darstellung einer Analyseansicht der genutzten Tools
Wir wollen professionell arbeiten und für alle transparent sein!
SGO-Presse: Wow, das war mal wirklich ein Einblick der anderen Art in Vereinsabläufe. Keine einfache Kost, aber nachvollziehbar erklärt. Danke Euch Dreien dafür!
OB: Ebenfalls danke, dass wir so ein sportfremdes Thema mal vorstellen konnten. Es ist ja immer mal wieder Gesprächsthema. Wir haben uns im Geschäftsführenden Vorstand bewusst vorgenommen, unseren Mitgliedern immer Einblick zu gewähren. Damit sich jeder selbst ein Bild machen kann, wie wir arbeiten und wo unsere Ziele liegen.